8 แอปสแกนเอกสารบนมือถือ ดาวน์โหลดฟรี ใช้งานง่าย มีอะไรบ้าง ?

ปัจจุบันโลกของเราพัฒนาไปมากขึ้นและกำลังเข้าสู่ยุคดิจิทัลแบบเต็มตัวค่ะ ไม่ว่าเราจะไปที่ไหนเดี๋ยวนี้ก็ไม่จำเป็นต้องพกเงินสดแล้วเพราะแค่มีสมาร์ตโฟนและมีเงินในบัญชีก็สามารถสแกนจ่ายเงินได้ค่ะ นอกจากการจ่ายเงินผ่านแอปแล้วเรายังสามารถพิมพ์งาน แต่งรูป อ่านนิยาย อ่านการ์ตูนและสแกนเอกสารผ่านแอปได้ด้วย

หลายคนคงรู้ดีว่าเมื่อก่อนการสแกนเอกสารเป็นเรื่องที่ยุ่งยากค่ะเพราะเราจะต้องไปที่ร้านอินเทอร์เน็ตเพื่อให้ทางร้านสแกนเอกสารให้แต่เดี๋ยวนี้ไม่ต้องไปไหนไกลค่ะ เพราะในสมาร์ตโฟนมี “แอปสแกนเอกสาร” มากมายให้เราได้เลือกใช้โดยเราสามารถดาวน์โหลดได้ทั้งใน Google Play และ App Store เลยค่ะ ผู้เขียนเองก็เป็นคนที่มีแอปสแกนเอกสารไว้ในสมาร์ตโฟนเพราะบางครั้งจะต้องสแกนบัตรประชาชนบ้างหรือทะเบียนบ้านบ้าง

สำหรับผู้เขียนมองว่าการมีแอปสแกนเอกสารทำให้ผู้เขียนสะดวกขึ้นมากจริง ๆ ค่ะ ซึ่งบางแอปสแกนเอกสารบางแอปอาจจะใช้งานได้ฟรีส่วนบางแอปอาจจะต้องจ่ายเงิน แน่นอนว่าเราสามารถเลือกได้ตามความต้องการค่ะ วันนี้ผู้เขียนเลยถือโอกาสมาแนะนำแอปสแกนเอกสารกัน หากพร้อมแล้วก็ไปเลือกดูกันได้เลยว่าแอปไหนจะถูกใจคุณกันบ้าง ?

1. CamScanner HD แอปสแกนเอกสาร

ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน CamScanner HD ผ่าน Android และ iOS

CamScanner HD เป็นแอปสแกนเอกสารที่ผู้เขียนมีเก็บไว้ในสมาร์ตโฟนค่ะและ CamScanner HD ก็เป็นแอปที่คนไทยนิยมใช้และเคยติดอันดับ 50 แอป iPhone ที่ดีที่สุดเมื่อปี 2012 ด้วย แน่นอนว่าการมีแอปพลิเคชันนี้ทำให้เราสามารถเปลี่ยนสมาร์ตโฟนธรรมดา ๆ ของเราให้เป็นสแกนเนอร์พกพาอเนกประสงค์ได้ นอกจากการสแกนเอกสารได้อย่างรวดเร็วแล้วแอปพลิเคชันนี้ยังสามารถทำได้หลายอย่างเลยค่ะ ทั้งการปรับภาพสแกนให้คมชัด ลบพื้นหลังของเอกสารเพื่อให้ภาพมีความละเอียดสูงได้เป็นอย่างดี

แอปสามารถใช้ได้กับเอกสารทุกประเภทรวมทั้งจดหมาย ไวท์บอร์ด หนังสือรับรอง ฯลฯ ฟีเจอร์ที่ผู้เขียนชอบมาก ๆ เลยคือฟีเจอร์พรีเมียมแบบจ่ายเงินของทางแอปค่ะ เพราะเราสามารถเชิญเพื่อนร่วมงานเข้ามาแก้ไขเอกสารด้วยกันได้และทางแอปมีฟีเจอร์ OCR (Optical Character Recognition) ด้วยทำให้เราสามารถใช้ฟังก์ชันได้มากมายกว่าเดิม โดยจะมีทั้งฟีเจอร์รักษาความปลอดภัยของเอกสาร (หากเราต้องการให้เอกสารที่สแกนเป็นความลับสามารถตั้งรหัสผ่านได้) แปลงไฟล์รูปภาพเป็น Excel โหมดเพิ่มลายเซ็น โหมดสแกนบัตรประชาชน ฯลฯ ถือว่าครบเครื่องมาก ๆ ราคาของแอปไม่ได้แพงเลยค่ะอยู่ที่ $4.99/เดือน (ประมาณ 179 บาท) และ $49.99/ปี (1,750 บาท)

สำหรับใครที่เป็นบุคลากรด้านการศึกษาถือว่าโชคดีค่ะเพราะสามารถลงทะเบียนและใช้ CamScanner HD เวอร์ชันพรีเมียมได้แบบฟรี ๆ ไม่ต้องจ่ายเงินเลยค่ะ สำหรับใครที่กังวลเรื่องมัลแวร์ (Malware) ที่เคยมีข่าวหลุดออกมาไม่ต้องกังวลนะคะเพราะทางแอปได้ปรับปรุงส่วนนี้แล้วใช้งานได้อย่างปลอดภัยค่ะ

2. Microsoft Lens – PDF Scanner แอปสแกนเอกสาร

ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน Microsoft Lens – PDF Scanner ผ่าน Android และ iOS

Microsoft Lens เป็นแอปสแกนเอกสารที่สามารถใช้งานได้ฟรีไม่จำเป็นสมัครแบบพรีเมียม ในการใช้งานเราสามารถครอบตัด ปรับปรุงและทำให้ภาพที่สแกนชัดมากยิ่งขึ้น เราสามารถแปลงงานสแกนให้กลายเป็น PDF, Word, PowerPoint หรือ Excel ได้ทันที ทำให้แอปพลิเคชันนี้เหมาะสำหรับนักเรียนหรือพนักงานออฟฟิศ จุดเด่นพิเศษคือแอปพลิเคชันนี้คือสามารถแปลงข้อความที่พิมพ์หรือเขียนด้วยลายมือเป็นรูปแบบดิจิทัล แน่นอนว่าภาษาไทยก็ทำได้แต่ไม่แม่นมากนัก ตัวระบบจะทำงานได้ดีที่สุดกับภาษาอังกฤษค่ะ ใครที่มี OneNote ในเครื่องจะได้รับประโยชน์จากการใช้แอป Microsoft Lens มากที่สุดเพราะมันเป็นระบบของ Microsoft นั่นเองค่ะ

การใช้งาน Microsoft Lens ง่ายมากค่ะ หลังจากเลือกประเภทภาพและกดปุ่มชัตเตอร์เพื่อถ่ายรูปแล้ว คุณจะเห็นหน้าจอแสดงภาพพร้อมไอคอนสำหรับบันทึก ลบและครอบตัดภาพ แม้จะถ่ายภาพแล้วคุณก็สามารถเปลี่ยนประเภทภาพที่ต้องการได้ หลังจากคุณกดปุ่มบันทึกแล้วคุณจะได้รับตัวเลือกให้เปลี่ยนชื่อรูปภาพจากนั้นเลือกปลายทางในการจัดเก็บ เราสามารถบันทึกรูปภาพลงใน OneNote, OneDrive, Word, PowerPoint หรือเป็น PDF ได้ นอกจากนี้ยังสามารถบันทึกลงในแกลเลอรีรูปภาพของเราได้ด้วย

3. The Grizzly Labs Genius Scan – PDF Scanner แอปสแกนเอกสาร

ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน The Grizzly Labs Genius Scan ผ่าน Android และ iOS

The Grizzly Labs Genius Scan เป็นแอปพลิเคชันอีกหนึ่งแอปที่ได้รับความนิยมค่ะ ทางแอปได้ใช้เทคโนโลยี Smart Scanner หรือเรียกง่าย ๆ ว่าระบบ AI ทำให้สามารถตรวจจับภาพและลบพื้นหลังรูปภาพได้อย่างแม่นยำ นอกจากนี้ในแอปยังมีฟังก์ชันการแก้ไขความไม่สมบูรณ์แบบของภาพ แก้ไขความบิดเบี้ยวของภาพและมีระบบการลบเงาที่ติดในภาพที่เราถ่ายรูปด้วย ในการใช้งานคุณสามารถแก้ไขเอกสารรูปแบบ PDF รวมทั้งแบ่งหน้าเอกสาร PDF ได้ด้วยค่ะ

สำหรับคนที่มีเอกสารลับไม่ต้องกังวลกับการใช้งานแอปพลิเคชันนี้เลยค่ะ เพราะสามารถสแกนเอกสารที่สำคัญได้อย่างแม่นยำ อีกทั้งกระบวนการสแกนจะสแกนอย่างต่อเนื่องถึงแม้จะไม่มีอินเทอร์เน็ตก็ตาม ผู้เขียนมองว่า Genius Scan เป็นแอปที่ใช้งานง่ายมาก คุณเพียงแค่ถ่ายรูปที่จะสแกนออกมา แอปจะวางตารางสีส้มในจุดที่คิดว่าเป็นส่วนที่สำคัญ จากนั้นคุณสามารถลากขอบเขตไปรอบ ๆ เพื่อครอบตัดพื้นที่ที่ไม่ต้องการหรือรวมพื้นที่ที่ต้องการได้ ผลการแสดงภาพจะมีการสแกนเป็นทั้งแบบสี แบบสีเทาหรือขาว-ดำ หลายคนต่างบอกกันเป็นเสียงเดียวว่าสีขาวดำจะให้ความแม่นยำได้ดีที่สุดคะ แอป Genius Scan มีหลายราคาให้เราได้เลือกค่ะ แพ็กเกจที่อยากแนะนำคือ Genius Scan+ ที่มีราคา 349 บาทต่อเดือนค่ะ

4. Clear Scan แอปสแกนเอกสาร

ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน Clear Scan ผ่าน Android และ iOS

Clear Scan เป็นแอปสแกนเอกสารที่สามารถตรวจจับขอบและแก้ไขมุมมองของเอกสารได้โดยอัตโนมัติ ถึงแม้ว่าเราจะสแกนไฟล์ไปแล้วเราก็ยังสามารถแก้ไขไฟล์ที่สแกนแล้วได้อีกครั้ง ในการใช้งานคุณสามารถปรับระดับความสว่าง ลบเงาและทำให้ภาพคมชัดขึ้นได้ ฟังก์ชันพิเศษคือเราสามารถพิมพ์เอกสารที่สแกนผ่าน Cloud Print นอกจากนี้ยังมีคุณสมบัติการสำรองข้อมูลที่ช่วยให้คุณสามารถกู้คืนผลการสแกนได้ถึงแม้จะเปลี่ยนเครื่องมือถือแล้วก็ยังสามารถกู้คืนไฟล์ได้อยู่ค่ะ

แอป Clear Scan เป็นแอปที่เหมาะกับทุกคนเลยค่ะ ไม่ว่าจะเป็นนักศึกษาหรือคนที่ทำงานเอกสารก็สามารถใช้งานแอปสแกนของทางแบรนด์ได้เลยค่ะ ในแอปมีฟิลเตอร์ให้เราได้แต่งสีได้จะแต่งแบบสี ขาวดำและสีเทาได้ตามสะดวก ในการแชร์ไฟล์เราสามารถแชร์ไฟล์ได้หลากหลายแอปและหลากหลายแพลตฟอร์มตามความสะดวก สำหรับราคาแอปใช้ฟรีเลยค่ะแต่ก็สามารถอัปเดตเป็นแบบโปรได้ ราคาแบบโปรอยู่ที่ 179 บาทต่อเดือน แน่นอนว่าการเลือกใช้ Clear Scan Pro จะสามารถใช้งานได้อย่างหลากหลายมากกว่าค่ะ

5. SwiftScan แอปสแกนเอกสาร

ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน SwiftScan ผ่าน Android และ iOS

SwiftScan เป็นแอปสแกนเอกสารด้วยมือถือที่สามารถใช้งานได้ทั้งแบบฟรีและแบบจ่ายเงินค่ะ เวอร์ชันฟรีจะบันทึกเอกสารเป็น PDF และ JPEG สามารถแชร์เข้าสู่บริการคลาวด์อย่าง Dropbox Business และ iCloud ได้ หากเป็นเวอร์ชันที่เสียเงินหรือเวอร์ชันพรีเมียมจะมีฟังก์ชัน OCR มีตัวเลือกพื้นที่เก็บข้อมูลเพิ่มเติม ตั้งค่ารหัสผ่านเอกสารลับและการค้นหาข้อความค่ะ การจับภาพด้วย SwiftScan นั้นง่ายมาก การตั้งค่าอัตโนมัติของซอฟต์แวร์จะทำงานได้ดีทั้งในการจัดการแสง สีและการครอบตัดขณะที่ถ่ายภาพ

หากใช้เวอร์ชันเสียเงินระบบ OCR จะสแกนเอกสารได้อย่างรวดเร็วและมีความแม่ยำมากยิ่งขึ้น ใน SwiftScan Pro คุณสามารถเพิ่มข้อความแสดงความคิดเห็น ทำเครื่องหมายด้วยปากกาสีหรือปากกามาร์คเกอร์ได้ทำให้ง่ายต่อการส่งต่อข้อความให้กับเพื่อนร่วมงานคนอื่น ชื่อแอป SwiftScan เป็นชื่อที่ใช้ทั้งใน Android และ iOS ค่ะ ชื่อเดิมของแอปคือ ScanPro

6. Adobe Scan แอปสแกนเอกสาร

ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน Adobe Scan ผ่าน Android และ iOS

Adobe Scan เป็นแอปที่ได้รับความนิยมมากในต่างประเทศ ตอบโจทย์สำหรับคนที่ต้องการแอปที่สมบูรณ์สำหรับการสแกนเอกสาร เพราะแอปพลิเคชันนี้สามารถตรวจจับเส้นขอบของเอกสาร เพิ่มความคมชัดของเนื้อหาและจดจำข้อความได้โดยอัตโนมัติ คุณยังสามารถเพิ่มประสิทธิภาพของการสแกนได้หลายแบบ เช่น ลบความไม่สมบูรณ์ ลบตำหนิ รอยพับหรือแม้แต่ลายมือก็ลบได้ การใช้ Adobe Scan สามารถลิงก์กับ Adobe ได้โดยตรงคุณจึงสามารถเปิดเอกสารที่สแกนใน Acrobat Reader เพื่อเพิ่มความคิดเห็น กรอกข้อมูลและลงลายเซ็นได้อย่างสะดวก

Adobe Scan เป็นแอปที่สามารถสแกนไวท์บอร์ด แบบฟอร์ม เอกสารและนามบัตรได้อย่างง่ายดาย อีกทั้งคุณยังสามารถจับภาพหน้าหนังสือ นิตยสาร ฯลฯ หากแสงไม่พอสามารถเปิดแฟลชเพื่อสแกนเอกสารได้ แอปพลิเคชันจะจดจำความกว้าง/ความสูงของเอกสาร/นามบัตรโดยอัตโนมัติและคัดลอกเนื้อหาที่ต้องการให้กับผู้ใช้ แอปพลิเคชันรองรับ 19 ภาษากล่าวคือสามารถจดจำข้อความที่เขียนด้วยภาษาต่าง ๆ ได้ 19 ภาษาตามค่าเริ่มต้น Adobe Scan ในการบันทึกไฟล์แอปจะบันทึกไปยังโฟลเดอร์ที่สร้างขึ้น คุณสามารถกำหนดให้บันทึกภาพไปยังแกลเลอรีของโทรศัพท์ได้ด้วยค่ะ

7. Document Scanner แอปสแกนเอกสาร

ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน Document Scanner ผ่าน Android

Document Scanner เป็นแอปที่สามารถสแกนเอกสารได้อย่างหลากหลายเลยค่ะไม่ว่าจะเป็นเอกสาร แผ่นพับ ใบปลิวหรือเอกสารอื่น ๆ ก็สามารถสแกนได้เลยค่ะ จุดเด่นของแอปคือมีฟิลเตอร์มากมายเราสามารถปรับฟิลเตอร์ได้ตามชอบของเราเลยค่ะ หลาย ๆ คนชอบแอปนี้มากเพราะสามารถเพิ่มลายเซ็นได้โดยไม่จำเป็นต้องจ่ายเงินแบบพรีเมียม

นอกจากนี้ยังสามารถสร้างรหัส QR Code ของเอกสารได้ รหัส QR Code สามารถแชร์ให้คนอื่นสแกนและเข้าถึงเอกสารได้ง่ายมากขึ้นกว่าเดิมค่ะ เราสามารถปรับระดับความคมชัดของเอกสารได้อย่างง่ายสามารถพิมพ์เอกสารได้ผ่านแอปเลยค่ะ เหมาะกับคนที่ต้องการความสะดวกและต้องสแกนเอกสารเป็นประจำ คะแนนรีวิวของแอปค่อนข้างดีเลยค่ะสามารถใช้งานได้สบาย ๆ

8. Fast Scanner แอปสแกนเอกสาร

ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน Fast Scanner ผ่าน Android และ iOS

Fast Scanner เป็นแอปที่สามารถสแกนเอกสารได้ทุกประเภท ตั้งแต่ใบเสร็จรับเงินไปจนถึงหนังสือ แอปพลิเคชันมีคุณสมบัติการแก้ไขผลการสแกนเพื่อให้สามารถสร้างการสแกนได้ตามที่คุณต้องการ แอปมีทั้งแบบจ่ายเงินและแบบฟรีสามารถเลือกได้ตามความต้องการเลยค่ะ เมื่อใช้แอปคุณสามารถสร้างไฟล์ PDF ได้ง่าย ๆ โดยใช้แอปพลิเคชัน วิธีใช้ก็ง่ายมากเพียงเลือกรูปภาพจากแกลเลอรีแล้วแอปจะสร้างไฟล์ PDF ของคุณโดยอัตโนมัติ

ภายในแอปพลิเคชันมีเครื่องมือมากมายในการปรับแต่งไฟล์ ช่วยให้คุณปรับเอฟเฟกต์หรือคอนทราสต์ของรูปภาพเพื่อสร้างไฟล์ที่เหมาะสม คุณสามารถเปลี่ยนประเภทของเอกสารในแอปพลิเคชันได้อย่างง่ายดาย โดยมีให้เลือกหลายประเภท เช่น A4 นามบัตร และอื่นๆ อีกมากมาย คุณสามารถเลือกรูปแบบใดก็ได้เพื่อแปลงเป็น PDFค่ะ เมื่อนำเข้าเอกสารผลงานหรือโครงการทั้งหมดจะแสดงบนหน้าแรกของแอปพลิเคชัน และคุณสามารถแก้ไขซ้ำได้ตามต้องการค่ะ

เคล็ดลับในการเลือกใช้แอปสแกนเอกสาร

1. เลือกประเภทของเอกสารที่จะสแกน

ก่อนที่คุณจะโหลดแอปพลิเคชันสแกน เอกสาร คุณจะต้องเช็กและกำหนดประเภทของเอกสารที่คุณจะสแกนเสียก่อน ประเภทของเอกสารที่คุณจะสแกนจะเป็นตัวกำหนดรูปแบบเอกสารที่เราต้องการให้สมาร์ตโฟนแสดงออกมา แน่นอนว่าในแต่ละแอปจะรองรับเอกสารที่แตกต่างกัน การเลือกประเภทเอกสารก่อนจะทำให้เราสามารถเลือกแอปพลิเคชันที่รองรับประเภทเอกสารของเราได้ง่ายขึ้น สำหรับเอกสารที่แอปสแกนส่วนใหญ่สามารถสแกนได้มีดังนี้ค่ะ

• รูปภาพ เป็นสื่อที่แอปสแกนสามารถสแกนได้ แอปจะแปลงอัลบั้มรูปภาพเก่าให้กลายเป็นภาพในระบบดิจิทัล ในการใช้งานเราสามารถสแกนรูปภาพเก่าเพื่อป้องกันไม่ให้รูปสูญหาย เพราะปกติแล้วรูปถ่ายใบจริงภาพอาจจางหายไปตามอายุ
• เอกสารสำคัญ ในบางครั้งเราจำเป็นต้องส่งใบสมัครเรียนหรือใบสมัครงานทางอีเมล การมีแอปสแกนเอกสารจะทำให้คุณสามารถสแกนประกาศนียบัตร ใบรับรองผลการเรียน จดหมายปะหน้า เอกสารที่ประทับตราหรือลงนามแล้วเพื่อส่งทางออนไลน์ได้
• หลักฐานการทำธุรกรรม หากคุณต้องเก็บหลักฐานการชำระเงินหรือการจ่ายเงินซื้อของออนไลน์ คุณสามารถสแกนใบเสร็จรับเงินและใบเสร็จการซื้อเพื่อเป็นหลักฐานการชำระเงินได้

• กระดานไวท์บอร์ด เรื่องนี้น้อง ๆ วัยเรียนคงรู้กันดีว่าเราสามารถสแกนข้อความจากกระดานไวท์บอร์ดเพื่อตรวจสอบเนื้อหาการบรรยายได้ เมื่อสแกนไวท์บอร์ดเราไม่จำเป็นต้องจดบันทึกเนื้อหาเลยและสามารถจดจ่อกับการฟังในสิ่งที่ผู้พูดกำลังพูดได้
• ตำราหรือหนังสือ สำหรับใครที่กำลังทำบทความหรืองานวิจัยและต้องใช้หนังสือในห้องสมุด เดี๋ยวนี้คุณไม่จำเป็นต้องยุ่งยากในการถ่ายเอกสารและไม่ต้องจดลงในสมุดบันทึกด้วย เพียงแค่สแกนเก็บไว้ก็ได้แล้วค่ะ นอกจากภาพสแกนหน้าหนังสือจะใช้งานได้จริงแล้ว ยังช่วยประหยัดเวลาและเงินอีกด้วย
• สมุดบันทึกหรือลายเซ็น นอกจากสื่อที่เรากล่าวมาข้างต้นแล้วเรายังสามารถสแกนสมุดบันทึกหรือลายมือเพื่อแปลงเป็นข้อความดิจิทัลได้ด้วยค่ะ ในเรื่องของลายเซ็นเราสามารถสแกนลายเซ็นเพื่อให้ระบบจดจำเป็นอักขระข้อความในคอมพิวเตอร์ได้ ด้วยการสแกนลายเซ็นเมื่อเราต้องการใช้ก็นำไปวางในข้อความได้เลยไม่ต้องเซ็นใหม่ ยกเว้นแต่เอกสารเหล่านั้นต้องการลายเซ็นที่ไม่สแกน

2. ตรวจสอบคุณสมบัติของแอป

แอปพลิเคชันสแกนเอกสารแต่ละแอปมีคุณสมบัติที่แตกต่างกัน เราจะต้องใส่ใจกับคุณสมบัติที่ตรงกับประเภทเอกสารเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามที่เราคาดหวัง คุณลักษณะบางอย่างในแอปพลิเคชันสแกนเอกสารมีดังนี้

• การตรวจจับขอบเอกสาร สำหรับการสแกนเอกสารโดยอัตโนมัติ คุณสามารถเล็งกล้องมือถือไปที่เอกสารที่จะสแกน หน้าจอจะตรวจจับทุกมุมของเอกสารทำให้คุณสามารถรับผลการสแกนได้อย่างรวดเร็ว
• การแก้ไขเอกสารอัตโนมัติ การแก้ไขเอกสารอัตโนมัติจะให้ผลลัพธ์การสแกนที่ชัดเจนและเหมาะสมยิ่งขึ้น หากผลการสแกนของคุณไม่ชัดเจนหรือไม่ถูกต้อง คุณสามารถใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะการแก้ไขอัตโนมัติได้ หากมีฟังก์ชันนี้สามารถลบรอยเปื้อน เงาและเส้นยับได้อย่างง่ายดาย อีกทั้งคุณยังสามารถปรับคอนทราสต์ ระดับความคมชัดและฟิลเตอร์ตามสีที่คุณต้องการได้อีกด้วย
• OCR (Optical Character Recognition) OCR สามารถแปลงตัวอักษรรูปภาพเป็นตัวอักษรที่คอมพิวเตอร์รู้จัก ฟังก์ชัน OCR จะช่วยอ่านและแยกข้อความที่ต้องการสแกนได้ สามารถป้อนข้อความได้ด้วยตัวเอง อีกทั้ง OCR ยังสามารถจดจำตัวเลข ตัวอักษรและเครื่องหมายวรรคตอนจากสำเนาเอกสารได้

โดยปกติแล้วแอปพลิเคชันสแกนเอกสารทุกแอปจะมีคุณสมบัติการตรวจจับและแก้ไขเอกสาร ส่วนคุณสมบัติ OCR มีเฉพาะในแอปพลิเคชันสแกนเอกสารบางแอปเท่านั้น หากคุณต้องการเพียงแค่สแกนภาพถ่าย ภาพวาด ใบเสร็จรับเงิน จดหมายสำคัญและกระดานไวท์บอร์ดการใข้แอปพลิเคชันสแกนธรรมดาก็เพียงพอแล้ว แต่หากต้องการสแกนภาพข้อความ ลายเซ็นหรือลายมือเป็นรูปแบบดิจิทัล คุณต้องเลือกแอปพลิเคชันที่มีระบบ OCR ค่ะ

3. ให้ความสนใจกับรูปแบบไฟล์ของเอกสาร

หากต้องการบันทึกหรือแบ่งปันเอกสารที่สแกนออกมา คุณสามารถเลือกรูปแบบของไฟล์ที่มีอยู่ในแอปพลิเคชันสแกนเอกสารได้ รูปแบบไฟล์สามารถกำหนดได้จากประเภทของเอกสารที่คุณสแกน โดยแต่ละแอปจะมีรูปแบบไฟล์ให้เลือกแตกต่างกันแต่ส่วนใหญ่จะมีไฟล์ดังต่อไปนี้ค่ะ

• JPG/JPEG (Joint Photography Expert Group) เหมาะสำหรับเอกสารประเภทภาพถ่าย ไฟล์ประเภทนี้สามารถปรับระดับการบีบอัดรูปภาพได้ สามารถปรับคุณภาพและความจุของที่เก็บข้อมูลได้ แน่นอนว่ายิ่งการบีบอัดภาพมากเท่าใดขนาดไฟล์ก็จะยิ่งเล็กลงเท่านั้น แต่จำไว้นะคะว่าภาพที่บีบอัดจะสูญเสียรายละเอียดและความคมชัดไป
• PNG (Portable Network Graphic) เหมาะสำหรับเอกสารที่เป็นรูปภาพ รูปแบบไฟล์ประเภทนี้เหมาะสมที่สุดสำหรับการจัดเก็บรูปภาพที่มีความคมชัดหรือมีรายละเอียดของสีจำนวนมาก (ไม่เกิน 256 สี) ผลลัพธ์ของไฟล์รูปแบบนี้สามารถแสดงรูปภาพที่มีพื้นหลังโปร่งใส เช่น โลโก้และรูปภาพไอคอนได้
• PDF (Portable Document Format) เหมาะสำหรับเอกสารในรูปแบบข้อความและรูปภาพ ไฟล์ PDF แต่ละไฟล์จะบันทึกรูปแบบการเขียนและประเภทฟอนต์เอาไว้ จำไว้นะคะว่าไฟล์รูปแบบ PDF สามารถแสดงผลในรูปแบบรูปภาพเท่านั้นไม่สามารถนำไปแปลงเป็นไฟล์ DOC ได้ แต่ข้อดีคือไฟล์ PDF มีความยืดหยุ่นและสามารถเปิดได้บนอุปกรณ์หลายอย่างโดยไม่จำเป็นต้องติดตั้งแอปพลิเคชันเพิ่มเติม
• DOC (Document) เหมาะสำหรับเอกสารในรูปแบบข้อความและลายมือ คุณสามารถสแกนข้อความหรือลายมือจากเอกสารเพื่อใช้เปิดในโปรแกรม Microsoft Word ได้ ดังนั้นเมื่อสแกนแล้วคุณไม่จำเป็นต้องพิมพ์ข้อความด้วยตัวเองอีกต่อไป อย่างไรก็ตามคุณยังคงต้องตรวจสอบข้อความที่สแกนเอาไว้เสมอ เนื่องจากการสแกน แบบ OCR ไม่ได้ถูกต้องหรือครบถ้วนแบบ 100 เปอร์เซ็นต์ ทั้งนี้ทั้งนั้นก็ขึ้นอยู่กับความชัดเจนของตัวอักษรในเอกสารที่สแกนด้วย

4. ตรวจสอบวิธีการบันทึกและการแชร์เอกสาร

• บันทึกไฟล์ด้วยตัวเอง การบันทึกไฟล์ด้วยตัวเองสามารถทำได้โดยบันทึกโดยตรงไปยังอุปกรณ์ แกลเลอรีในสมาร์ตโฟนหรือที่จัดเก็บข้อมูลแอป นอกจากนี้เรายังสามารถส่งไฟล์ไปยังไซต์เก็บข้อมูลส่วนตัวได้ การจัดเก็บไฟล์ไว้ในไซต์จัดเก็บข้อมูล (ระบบคลาวด์) สามารถช่วยให้เราเข้าถึงไฟล์ได้ทุกเมื่อที่ต้องการโดยไม่ต้องติดตั้งอะไรเพิ่ม โดยแอปพลิเคชันที่เราสามารถจัดเก็บข้อมูลได้คือ Google Drive, Dropbox, Evernote และ SkyDrive ค่ะ
• แชร์กับคนอื่น นอกจากบันทึกไฟล์เองแล้วเราสามารถแชร์ไฟล์กับคนอื่นได้โดยส่งโดยตรงทางอีเมล แชทหรือแชร์ไฟล์บนไซต์ที่เก็บข้อมูลก็ได้ แอปพลิเคชันสแกนเอกสารหลายแอปมีปุ่มสำหรับแบ่งปัน ในการแชร์ไฟล์เราอยากแนะนำให้แชร์ไฟล์ผ่านไซต์จัดเก็บอย่าง Google Drive และ Dropbox โดยตั้งค่าเฉพาะคนที่ได้รับเชิญเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงไฟล์ได้เพื่อความปลอดภัยค่ะ

5. เช็กการให้คะแนนแอปและรีวิว

หากคุณยังไม่แน่ใจในแอปที่เลือกคุณสามารถอ่านการให้คะแนนและรีวิวของผู้ใช้ได้ใน Google Play หรือ App Store ในการหาข้อมูลคุณสามารถรับข้อมูลว่า Android หรือ iOS เวอร์ชันใดที่เข้ากันได้กับโทรศัพท์มือถือของตัวเอง แต่ทุกคนคะหากคุณโหลดแอปพลิเคชันสแกนแบบฟรีบางแอปจะมีการจำกัดการเข้าถึงคุณสมบัติพิเศษต่าง ๆ ในการปลดล็อกคุณสมบัติที่ถูกล็อกจะต้องอัปเกรดแอปพลิเคชันเป็นเวอร์ชันพรีเมียมแบบชำระเงิน แต่แนะนำให้อ่านรีวิวก่อนเพราะการอ่านการให้คะแนนและรีวิวของผู้ใช้รายอื่นจะช่วยป้องกันไม่ให้คุณเลือกแอปที่ไม่เหมาะกับตัวเองได้